業務システムは各種パッケージソフト（ERPなど）が市販されておりますが、弊社ではパッケージソフトの導入は行っておりません。私たちのこれまでの経験則から、一から開発したオリジナルの業務システム導入における成功法則を、設計・導入プロセスに関する側面（1～6）とシステムの機能に関する側面からまとめました。
成功法則 1 システムを利用するスタッフを巻き込むこと
業務システムは、システム部門が主導で導入されるケースがよくあります。システム部門の役割として、当然のことです。しかしながら、実際に業務でシステムを利用するスタッフは、別の部門であることがほとんどです。業務プロセスの可視化、業務プロセスの改善において利用されるスタッフの方の意見を伺うことは大切です。使うスタッフが、「システムを使わされている」のではなく、「自分たちが作ったシステムを使っている」との意識が生まれることが、業務システムをスムーズに導入し、効果的に運用するためには必要です。
成功法則 2 時にはトップダウンで進めること
業務システム導入にあたり、システム部が主導し経営者やマネジメント層が拘わらないケースがあります。しかしながら、業務プロセスの改善や、業務システムの利用に関して、業務命令としてトップダウンし進める必要があります。どんなにいい改善案、いいシステムであっても、万人受けするものはありません。時にはトップダウンも必要です。
成功法則 3 初期費用を極力抑えること
業務システムの安定稼働には、数か月から、場合によっては年単位の時間を必要とします。安定稼働までの間も、システム改修などの費用が掛ります。システム改修のための余力を残しておくためにも、初期費用は極力抑えることが必要です。
成功法則 4 導入研修とサポートを充実させること
システムの導入にあたり、システムを導入する意味や利便性、使い方を伝えるための導入研修は必須です。なぜ、この段階で入力するのか、入力すると誰が便利になるのか、自分にはどのようなメリットがあるのか、それが分かって、初めてシステムは使われます。また、使い方は研修だけでは覚えられません。運用開始後も使い方について、十分にサポートすることが必要です。
成功法則 5 導入後もBPMを怠らないこと
業務システムは時間をかけて育てるものです。事業環境の変化に合わせて、業務プロセスや組織が変わります。業務システムもそれらの変化に合わせて改修する必要があります。導入後何もせずにいると、数年で陳腐化し、使えないシステムになってしまいます。使えないシステムと烙印を押されると、新規導入の案が持ち上がるのが世の常です。折角初期にある程度の資金を投入し作ったものなので、メンテナンスを繰り返し、長持ちさせることが大切だと考えています。結果として、コスト削減にもつながります。
成功法則 6 ROIを考慮し無駄なプロセスを作り込まないこと
業務システム導入において、業務プロセスのすべてをシステム化する必要はありません。システム化することにだけに集中していると、年に数回しか発生しないイレギュラーなプロセスをシステム化しようとしてしまうことがあります。ROIの観点から考えると、年に数回働くロジックへの資本投下は大変無駄なことです。また、イレギュラーなプロセスを人によるプロセスとして残しておくことで、逆に業務が効率的、創造的に進む場合があります。例えば、イレギュラー処理においてコミュニケーションが発生し、イレギュラーをなくすための議論が生まれるなど。
成功法則 7 業務システムといえども使いやすいインターフェースを追及
業務システムのインターフェースは、Webサイトに比べると、カラーが暗く、使い勝手もあまり良くないものが多く見受けられます。業務システムといえども、人が使うシステムなので、使いやすく、明るい気分になるインターフェースが必要だと考えております。利用されるスタッフの方の気分がいいと、業務効率が改善されると考えております。
成功法則 8 利用をモチベートする機能を実装
業務システムの導入目的は、主に業務効率化や情報共有ですが、ユーザー側が使いたくなる便利機能を用意することも大切です。例えば、グループウェアなどで、他のユーザーに非公開の予定が入力できるのもそのためです。個人のスケジュール管理も併せて出来れば、ユーザーにとって便利なものとなり、利用率が上がります。
成功法則 9 業務プロセス主導のシステムプロセスを実現
システムを設計する上で、業務プロセスに合わせたシステムプロセスの実現が難しい場合があります。その場合には、業務プロセスそのものが不整合を起こしている可能性もありますが、もし、業務プロセスに不整合がない場合、業務プロセスに忠実にシステムプロセスを設計することが必要です。これが、システム開発会社の腕の見せどころです。